Come devono specificare i flight case gli acquirenti di pannelli LED da noleggio?

Risposta rapida

Specificate i flight case come parte dell’acquisto dei cabinet, senza rimandare la questione a un secondo momento. Chiedete al fornitore di confermare per iscritto per quale modello e quantità di cabinet è progettata la cassa, come sono protetti i cabinet al suo interno, cos’altro deve trasportare e chi è responsabile della movimentazione della cassa carica. Poiché le evidenze reperite non comprendono specifiche di flight case, trattate ogni punto seguente come una domanda da porre al fornitore, non come una capacità documentata del prodotto.

Partite dal cabinet che state effettivamente acquistando

La specifica della cassa deve seguire l’ordine dei cabinet, non il contrario. Chiedete al fornitore di indicare il modello esatto di cabinet, la quantità per cassa e l’orientamento con cui vengono imballati i cabinet. Se prevedete di acquistare cabinet di più dimensioni, chiedete separatamente come viene confezionata ogni dimensione e se una cassa può contenere un carico misto.

Le regole Incoterms 2020 sono termini commerciali standard usati nei contratti di compravendita internazionali e nazionali per ripartire determinati costi e rischi tra venditore e acquirente e sono state incorporate nei contratti di vendita di merci in tutto il mondo. Usatele per stabilire dove inizia la vostra responsabilità per la cassa carica e dove termina quella del fornitore, e indicate la regola scelta nei documenti di acquisto.

Definite la protezione che la cassa deve offrire

Descrivete la movimentazione a cui sarà sottoposta la cassa nel vostro mercato: trasporto stradale, trasporto aereo, operazioni ripetute di carico da parte della squadra e stoccaggio all’aperto tra gli eventi. Chiedete al fornitore di spiegare come la cassa proposta protegge i cabinet da urti, polvere e umidità durante questi spostamenti. Richiedete la spiegazione per iscritto per poterla confrontare con quanto verrà consegnato.

Chiedete il peso della cassa carica e le dimensioni della cassa, e confermate chi dovrà sollevarla o spostarla sulle ruote. Se il fornitore non è in grado di indicare questi dati, chiedete un campione o un disegno prima di impegnarvi nell’ordine. Non presumete che una cassa venduta con un cabinet sia automaticamente adatta al trasporto che intendete utilizzare.

Concordate l’elenco del contenuto e le responsabilità di movimentazione

Un flight case per pannelli da noleggio normalmente trasporta più dei soli cabinet. Elencate tutto ciò che la cassa deve contenere, come cabinet, moduli, cavi, processori, utensili e ricambi, e chiedete al fornitore di confermare quali di questi elementi la cassa proposta è progettata per ospitare. Conservate l’elenco del contenuto insieme all’ordine di acquisto per verificare l’imballaggio alla consegna.

Le regole Incoterms definiscono importanti responsabilità di acquirenti e venditori per la consegna delle merci nell’ambito dei contratti di vendita e sono le regole di riferimento per determinare come costi e rischi vengono ripartiti tra le parti. Indicate la regola concordata e registrate quale parte organizza trasporto, assicurazione e consegna presso la sede dell’evento, affinché la specifica del flight case e le condizioni di consegna non si contraddicano.

Inserite la specifica nei documenti di acquisto

Inserite la specifica della cassa come una voce del preventivo, accanto ai cabinet, affinché venga quotata e confermata anziché data per scontata. Chiedete che modello della cassa, compatibilità con i cabinet, quantità per cassa, elenco del contenuto e condizioni di consegna compaiano nello stesso documento.

Prima di ordinare, chiedete al fornitore di confermare per iscritto che la cassa è adatta al lotto esatto di cabinet fornito. Se modello del cabinet, lotto o imballaggio cambiano dopo il preventivo, chiedete se occorre rivedere anche la specifica della cassa.

Decisioni sul flight case e prove da richiedere al fornitore

Lista di controllo per l’acquirente

• Chiedete al fornitore di confermare per iscritto quale modello e quanti cabinet ogni cassa è progettata per contenere.
• Descrivete il trasporto a cui sarà sottoposta la cassa e chiedete come la cassa proposta protegge i cabinet durante tale trasporto.
• Elencate ogni elemento che la cassa deve trasportare e fate confermare al fornitore che la cassa è adatta a quell’elenco.
• Concordate il termine commerciale che ripartisce costi e rischi tra voi e il fornitore, e indicatelo nei documenti di acquisto.
• Chiedete peso e dimensioni della cassa carica prima di impegnarvi nell’ordine.
• Inserite modello della cassa, compatibilità ed elenco del contenuto nel preventivo come voce separata.

Domande frequenti

Posso usare un solo tipo di flight case per cabinet di dimensioni diverse?

Chiedete al fornitore di confermare per iscritto quali modelli e quantità di cabinet ogni cassa è progettata per contenere. Non presumete che una cassa sia adatta a un cabinet soltanto perché entrambi vengono venduti insieme; richiedete la conferma per i modelli esatti del vostro ordine.

Chi è responsabile della cassa carica durante il trasporto?

Dipende dal termine commerciale concordato nel contratto di compravendita. Le regole Incoterms sono termini commerciali standard usati per ripartire determinati costi e rischi tra venditore e acquirente: indicate quindi la regola scelta e registrate quale parte organizza il trasporto e l’assicurazione.

Il flight case deve essere quotato separatamente dai cabinet?

Sì. Chiedete che modello della cassa, compatibilità con i cabinet, quantità per cassa ed elenco del contenuto compaiano come una voce nello stesso preventivo dei cabinet, affinché la specifica venga quotata e confermata anziché data per scontata.

Approfondimenti

• Costo di acquisto dei pannelli LED da noleggio per aziende di AV ed eventi
• Costi di spedizione, manutenzione e funzionamento degli schermi LED
• Come confrontare i preventivi degli schermi LED voce per voce