Cómo comparar ofertas de pantallas LED partida por partida

Respuesta rápida

Envíe a todos los proveedores las mismas dimensiones, distancias de visualización, entorno, contenido, horario de funcionamiento, entradas, condiciones de montaje, destino y pruebas de aceptación. Traslade cada respuesta a una misma hoja. Marque cada elemento como incluido, excluido, opcional o sin aclarar y después ponga precio a lo que falte. El precio más bajo por metro cuadrado solo tiene sentido cuando coinciden la lista de materiales y el alcance del suministro.

Empiece por unas especificaciones para solicitar ofertas

EagerLED pide a los compradores de pantallas para interiores las dimensiones de la sala, la distancia de visualización, el tipo de contenido, las horas de funcionamiento, el método de montaje y la fecha de entrega prevista. Añada fotografías o planos del emplazamiento, el tamaño activo necesario, las distancias a los espectadores más cercano y más lejano, el uso de cámaras, la lista de fuentes, la información eléctrica, el acceso para mantenimiento, el destino y la respuesta de garantía deseada.

Indique qué requisitos son obligatorios y en qué aspectos admite alternativas. Así, el proveedor puede presentar una oferta base conforme a los requisitos y una alternativa con precio separado, sin cambiar la distancia entre píxeles o las dimensiones sin avisar.

Compare las ofertas técnicas con el mismo criterio

Rechace equivalencias ambiguas. Si el vendedor se reserva el derecho a sustituir componentes, exija aprobación y una ficha técnica revisada antes del envío.

Compare el alcance comercial con el mismo criterio

Copie en filas separadas el equipamiento, el procesador, los repuestos, la estructura, los trabajos eléctricos, el embalaje, el transporte, el seguro, las aduanas, los impuestos, la instalación, los desplazamientos, la puesta en marcha y el soporte. Convierta las monedas con un único tipo de cambio de planificación registrado y conserve el importe original de la oferta y su fecha límite de validez.

Para pedidos internacionales, indique una regla Incoterms 2020 y un lugar designado. Las reglas de la ICC distribuyen obligaciones, costes y riesgos definidos mediante once términos comerciales. No sustituyen una lista de embalaje detallada, un calendario de entrega ni unas especificaciones.

Examine quién asume el riesgo de integración

Identifique al responsable del plano de distribución de gabinetes, la unión estructural, el diseño eléctrico, el recorrido de la señal, la configuración del procesador y la calibración. Cuando intervengan varios equipos, acuerde quién coordina el diagnóstico de averías y la aceptación.

Evalúe el soporte con pruebas

Pida a cada proveedor que describa un caso de avería de un módulo desde su detección hasta la recuperación de la imagen. Registre los horarios de soporte remoto, la respuesta en el emplazamiento, la cobertura de mano de obra, la ubicación de las piezas, el transporte de devolución y las exclusiones. Verifique la entidad que presta la garantía y las condiciones aplicables. «Soporte local disponible» es una afirmación incompleta si no se indican el proveedor, la ubicación, la respuesta y el precio.

Las referencias de instalaciones comparables pueden ayudar, pero pregunte por la misma familia de productos y el mismo uso. Una referencia de un estadio aporta poca información sobre una sala de control con visualización de cerca.

Incluya la aceptación en el pedido

Utilice comprobaciones medibles acordadas antes del envío:

• las dimensiones y el número de gabinetes coinciden con el plano aprobado;
• los modelos y números de serie suministrados coinciden con la lista de materiales;
• cada fuente se muestra con el mapeado aprobado;
• se aceptan los ajustes predefinidos de brillo, la uniformidad y la calibración;
• la prueba de cámara se supera con los ajustes acordados cuando corresponde utilizar cámaras;
• los procedimientos de conmutación por fallo y reinicio funcionan según lo especificado;
• se entregan los repuestos, los archivos, las contraseñas, los planos y la formación.

Mantenga una lista de defectos y un plazo definido para corregirlos. La aceptación final debe producirse después de la corrección, no con el simple encendido.

¿Cuántas ofertas debe solicitar un comprador?

Las suficientes para detectar alternativas y propuestas atípicas sin impedir una revisión técnica rigurosa. La calidad de la comparación importa más que acumular un gran número de propuestas que no se pueden comparar.

¿Debe considerarse incluida una partida que no está clara?

No. Márquela como pendiente de aclaración y obtenga una respuesta por escrito. Si un plazo obliga a presupuestar antes de aclararla, incluya una provisión visible en lugar de suponer que su coste es cero.

¿Se puede aceptar un «equivalente» del proveedor?

Solo después de recibir el modelo exacto, la ficha técnica, las especificaciones modificadas, el efecto sobre el precio y el impacto en la garantía. Apruebe la sustitución por escrito.